No serviço QuintaDB, os dados são armazenados em tabelas. As tabelas são preenchidas por meio de formulários^[1]. Usando a tabela de pedidos de loja de eletrodomésticos como exemplo, examinaremos o erro mais comum na criação de um banco de dados. Suponha que temos a tarefa de criar uma tabela para os gerentes inserirem dados e pedidos de clientes. Para um banco de dados simples, uma tabela pode ser suficiente, mas para a maioria dos bancos de dados, você precisará de várias tabelas.

Considere o primeiro caso. Vamos criar um formulário de Pedidos e tentar trabalhar com apenas uma tabela.

Aqui, listamos alguns dos problemas mais comuns que você pode enfrentar:

• Uma mesa grande e pesada, com a qual não é conveniente trabalhar. Especialmente se a tabela contiver muitas colunas;
• Você deve duplicar as informações do produto (nome, preço, etc.);
• Você deve inserir os mesmos dados do cliente com novos pedidos;
• A duplicação ou redundância de dados ocupa espaço e pode levar a erros e inconsistências;
• É difícil calcular a soma de todos os pedidos. Especialmente se você precisar de cálculos adicionais de descontos, impostos, etc.

Para economizar tempo e simplificar a tarefa para você e seus gerentes, use as instruções a seguir. Antes de iniciar o design do banco de dados, recomendamos pensar com antecedência sobre a finalidade do banco de dados. Decida quantas tabelas você precisa e quais informações você precisa colocar dentro. Defina uma lista de usuários que trabalharão com o banco de dados. Isso ajudará a identificar as tarefas corretamente. Em nosso exemplo, criaremos um banco de dados de loja de eletrodomésticos simples para gerentes.

Etapa 1. Crie o formulário Catálogo de produtos e adicione os seguintes campos: Categoria, Nome, Modelo, Código do produto, Status, Preço.

Etapa 2. Preencha a tabela com informações do produto ou importe dados^[2] .

Etapa 3. Crie um formulário de Clientes, que conterá campos para o preenchimento dos dados do cliente (Nome, Endereço, Telefone, etc.). Nesta etapa, não é necessário preencher a tabela com clientes, mas se você já tem um banco de dados pronto, pode fazer isso na hora.

Etapa 4. Para fazer um pedido de cliente, você precisa criar um terceiro a partir do Formulário de pedido.

Você precisa vincular este formulário à tabela Catálogo de produtos usando o campo Relacionamento^[3]. Este campo ajudará a vincular dados de várias tabelas em seu aplicativo.

Recomendamos usar a coluna que contém valores únicos para o relacionamento. A coluna Código de produto da tabela Catálogo de produtos é um bom ajuste para isso, porque o código nunca é repetido.

Selecione o tipo de relacionamento Muitos para um e o tipo de exibição Suspenso ou Seleção múltipla com preenchimento automático. Agora, ao selecionar um código de produto no formulário de pedido, o sistema detecta automaticamente: o nome do produto, modelo, status e preço por unidade. Essas colunas (nome, modelo, preço) podem ser exibidas na tabela atual usando Colunas vinculadas^[4].

Etapa 5. Adicione um campo numérico Quantidade e a fórmula Total^[5].

Usando a fórmula Preço * Quantidade, calcularemos o valor total do pedido.

Etapa 6. Crie o formulário final - Vendas. Usando o campo relacionamento - Cliente, vincularemos as tabelas Vendas e Clientes. Tipo de relacionamento - Muitos para um.

Etapa 7. Adicione o Formulário de pedido como um campo de Subformulário^[6]. Para resumir os valores da coluna Total, adicione a coluna Valor a pagar a pagar ao formulário. 

Etapa 8. Preencher o formulário. Selecione o cliente na tabela vinculada ou adicione um novo usando o campo relacionamento. Os pedidos do cliente são inseridos no subformulário Pedido.

Como resultado, temos uma tabela mais compacta, sem a necessidade de duplicar manualmente os dados a cada vez. Além disso, se você atualizar os valores em uma tabela, todas as alterações serão exibidas nas tabelas relacionadas. Isso é chamado de banco de dados relacional.

No próximo artigo, você aprenderá como dividir permissões no banco de dados usando relatórios.

Links Úteis:

1. Como criar banco de dados

2. Como importar arquivos Excel e CSV para o banco de dados online

3. Como criar relacionamentos entre tabelas

4. Campo de coluna vinculada

5. Um campo de fórmula

6. Subformulário